Die Reifen-Lehrke GmbH ist Spezialist für Reifen & Fahrzeugtechnik – ein mittelständischer Traditionsbetrieb, der keine eigene kaufmännische Abteilung unterhält. Konkret heißt das, dass jede Rechnung händisch erstellt, gedruckt, gefaltet, kuvertiert und zur Post gebracht werden musste. Darüber hinaus fand die Zuordnung von Buchungen, Überwachung von Zahlungszielen sowie das kaufmännische Mahnverfahren bis hin zur Übergabe ans Inkasso persönlich statt.

Bei 4000 Rechnungen im Jahr eigentlich ein Vollzeit-Job, der von den Lehrkes zusätzlich zum Tagesgeschäft geleistet wurde. „Tja und wer viel macht, macht auch Fehler“, so Manfried Lehrke, Geschäftsführer der Reifen-Lehrke GmbH,
„und so ist es passiert, dass wir mal viel zu früh gemahnt haben, mal viel zu spät – besonders frustrierend, wenn der Säumer dann bereits in der Insolvenz war.”

Das Ziel: Aufwand verringern – Zahlungsmoral steigern
Lehrke war natürlich bewusst, dass er mit persönlichem Rechnungsmanagement einen immensen Aufwand betrieb: „Diesen Aufwand haben aber wir in Kauf genommen, weil wir dachten, die Zahlungsmoral wäre auf der persönlichen Ebene höher. Im Laufe der Zeit mussten wir leider einsehen, dass das Gegenteil der Fall ist.“ Ziel musste also sein, den Abrechnungsaufwand zu verringern und die Zahlungsmoral zu erhöhen. Kurz: dafür zu sorgen, dass sich jede Rechnung rechnet.

Von Anfang an war klar, dass die Rechnungsmanagement Probleme am besten durch Digitalisierung zu lösen waren, zumal Digitalisierungs-Projekte förderfähig sind. Eine einfache Online-Suche führte Manfried Lehrke zu den Services von FinTecrity: „Ein Beratungsgespräch später war ich schon
überzeugt – und überrascht, dass sich wirklich der gesamte Rechnungs-Prozess so einfach digitalisieren und outsourcen lässt“.

Bei Lehrke hat man FinTecrity darum direkt ins Warenwirtschaftssystem integriert, um von komplett „geräuschlosen“ und digitalen Rechnungsprozessen zu profitieren: Bei Neukund*innen wird eine Bonitätsprüfung durchgeführt, die Debitorenverwaltung findet direkt im Online Portal statt und der Rechnungsversand erfolgt automatisiert
per Post oder E-Mail. Zahlungseingänge werden automatisch registriert und zugeordnet; gegebenenfalls tritt ein professionelles 3-stufiges kaufmännisches Mahnverfahren (Erinnerung, Mahnung, Telefonie) in Kraft. Sollte das Mahnen erfolglos bleiben, können überfällige Forderungen kostenpflichtig direkt an die EOS KSI als Inkasso-Partner übergeben werden.

„Der Start war zwar etwas holprig“, erinnert sich Manfried Lehrke. „Denn es ist in unserer Branche üblich, auch Null Rechnungen auszustellen, beispielsweise beim Auslagern von Rädern – was unser Warenwirtschaftssystem nicht sinnvoll übermitteln konnte. Aber FinTecrity hat das durch eine Schnittstellenanpassung zu meiner vollen Zufriedenheit
gelöst.“

Die Digitalisierung des Rechnungsmanagements mit den Lösungen von FinTecrity bedeutet eine große Entlastung für den Unternehmer Manfried Lehrke: „Es rechnet sich auf jeden Fall – allein die Ersparnis an Lebenszeit ist immens!“ Und die Kund*innen? Haben die Umstellung insgesamt sehr gut angenommen. Kundenverluste gab es keine. Viele Kundenbeziehungen konnten sogar gestärkt werden, weil vor der ersten Mahnung stets eine Zahlungserinnerung erfolgt.