Zum Belegupload

Was muss ich tun, wenn die Meldung „Verarbeitung wurde unterbrochen” erscheint?

Diese Meldung erscheint, wenn bei der Verarbeitung Fehler festgestellt werden oder notwendige Angaben fehlen. Hier sollten Sie die eingereichte Rechnung auf Vollständigkeit der Anforderungskriterien zu prüfen.

Beispiele sind:

  • Rechnungsnummer doppelt/ fehlt
  • fehlendes Zahlungsziel
  • fehlerhafte oder ungültige Adresse (Daten fehlen, PLZ zu kurz/ lang, Empfänger sitzt im Ausland)
  • Liefer-/ Leistungsdatum fehlt
  • Dateiformat fehlerhaft
  • Dokument ist keine Rechnung

Wie lange dauert die Belegverarbeitung?

Während der Servicezeiten von Montag bis Freitag von 7 bis 18 Uhr prüfen wir die eingereichten Rechnungen durch ein Mehr-Augenprinzip (maschinelles Auslesen, Korrekturkraft und Qualitätssicherung). Die Bearbeitungsdauer ist abhängig von der Auslastung durch die Anzahl der eingereichten Rechnungen.

Was ist DOC2Portal?

DOC2Portal ist ein virtueller Druckertreiber, mit dem Sie Rechnungen aus einer Rechnungserstellungssoftware an das Portal übergeben können.

 

Der Download des Druckertreibers wird für Sie individuell durch unseren Kundenservice aktiviert. Systemvoraussetzung ist mindestens Windows 7 (64 Bit).

 

Sobald DOC2Portal erfolgreich installiert ist, können Sie DOC2Portal in jeder Anwendung wie einen Standarddrucker verwenden. Wenn Sie eine Rechnung übergeben wollen, wird wie gewohnt der Druckbefehl ausgelöst. Anstatt des Standarddruckers wählen Sie “DOC2Portal” aus. Sobald der Druck ausgeführt wird, wird die Rechnung automatisch an das Portal übergeben. Sie müssen somit kein PDF mehr erstellen und hochladen.

 

Den Verarbeitungsstatus können Sie wie gewohnt im Portal nachverfolgen.

Wo stelle ich die Versandart ein?

Die Versandart einer Rechnung können Sie nach dem Hochladen im Fenster “Wird verarbeitet” umstellen.

 

Bei Anlage eines Kunden/ Debitors wird standardmäßig der Postversand hinterlegt. Die Versandart können Sie in den Kundenstammdaten bei der Versandadresse auf E-Mail umstellen, sodass künftig übergebene Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden verschickt werden.

Zur Anlage von Kunden (Debitorenanlage)

Wo und wie lege ich einen Kunden/ Debitor an?

Sie haben zwei Möglichkeiten Kunden/ Debitoren über das Portal anzulegen.

 

1. Rechnungsupload:

Durch den Botton “Rechnung hinzufügen” wird ein Kunde/ Debitor anhand der Rechnungsanschrift im Portal angelegt, sofern dieser noch nicht in der Kundenkartei angelegt ist.

 

2. Manuelle Anlage:

Unter dem Reiter “Kunde” können Sie einen Kunden/ Debitor anhand vorhandener Daten prüfen und anschließend anlegen.

Worauf muss ich bei der Anlage von Privatpersonen (B2C) sowie Firmen/ Gewerbetreibenden (B2B) achten?

B2C: Die Daten von Privatpersonen müssen Sie vollständig eintragen; ohne Abkürzungen oder als Namen “Familie”. Andernfalls kann der Kunde nicht zugeordnet werden.

 

B2B: Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen unter der bekannten Firmierung registriert ist und auch so im Portal hinterlegt wird. Bei Gewerbetreibenden ist der Name der (natürlichen) Person zu verwenden; nicht ein Handelsname. Bei im Handelsregister erfassten Firmen geben Sie bitte die Rechtsform an. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Kunde nicht zugeordnet wird.

Wie lege ich eine Familie an?

Wenn Sie eine Rechnung an eine Familie versenden möchten, müssen Sie ein Familienmitglied als Kunden (Privatperson) im Portal anlegen. Die Rechnung kann jedoch an die Familie adressiert werden und muss direkt über “Versandadresse” beim Kunden/Debitor hochgeladen werden, ansonsten wird die Rechnung nicht zugeordnet und es wird ein neuer Kunde angelegt. 

Wie lege ich Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) an?

Sie legen eine WEG als “Firma” an.

Was ist der Unterschied zwischen der Kundenadresse und einer Versandadresse?

Name und Anschrift des Debitors sind die führenden Stammdaten zu Ihrem Kunden. Als Kundenadresse wird bei Privatpersonen als Anschrift der Wohnsitz hinterlegt; bei Firmen/Unternehmen die Geschäftsadresse. Diese von Ihnen beauftragten Stammdaten haben den Daten des Leistungsempfängers zu entsprechen und an diesen wird ggf. das Mahnverfahren gerichtet. Es kann eine abweichende Versandadresse hinterlegt werden, wobei an die Versandadresse die Rechnung lediglich zur weiteren Abwicklung/ Regulierung gesendet wird. Die Daten von Versandadressen können Sie selbst ändern. Ändern sich der Name, die Firmierung und/oder die Anschrift des Debitors, wenden Sie sich bitte umgehend bei Bekanntwerden an den Kundenservice, um die Stammdaten des Debitors ändern zu lassen.

Wie lege ich eine Versandadresse an?

Rufen Sie im Portal den entsprechenden Kunden/ Debitor auf und fügen Sie über “Adressen” eine weitere Versandadresse hinzu. Versandadressen können nur für Firmenkunden hinterlegt werden.

Kann ich Rechnungen beauftragen, wenn der Debitor im Ausland sitzt?

Nein, Rechnungen gegenüber Debitoren mit Sitz im Ausland sind von unserer Dienstleistung ausgeschlossen. Das gilt auch, wenn eine Versandadresse in Deutschland bekannt ist, der tatsächliche Leistungsempfänger jedoch im Ausland sitzt.

Zur Anlage von Kunden (Debitorenanlage)

Wie wird das Zahlungsziel ermittelt?

Wir übernehmen das auf der Rechnung angegebene Zahlungsziel 1:1 in unsere Systeme. Es ist somit auch für unsere Folgeprozesse ausschlaggebend. Das Zahlungsziel wird von uns nicht neu ermittelt, auch wenn es zum Zeitpunkt des Uploads des Belegs bereits erreicht oder sogar überschritten ist.

Zur Reklamationsbearbeitung

Wie oft kann mein Kunde reklamieren?

Reklamationen Ihres Kunden/ Debitors werden im Regelfall bis zur endgültigen Klärung bearbeitet.

Was senden Sie meinem Kunden im Zuge der Reklamationsbearbeitung zu?

Ihr Kunde/ Debitor erhält innerhalb von 24h eine Eingangsbestätigung seines Anliegens. Erhalten wir darauf von Ihnen (als Vertragspartner und Auftraggeber) eine Stellungnahme, so erfolgt hier eine Rückmeldung an den Kunden/ Debitor 1:1.

Welche Unterlagen werden bei einer Reklamation benötigt?

Hier kommt es auf den Inhalt der Reklamation an, in der Regel Leistungsnachweise und Stundenzettel oder Quittungen.

Zum Mahnprozess

Wie läuft der Mahnprozess ab?

Der kaufmännische Mahnprozess setzt sich in der Regel aus der Stufen zusammen.

 

1. Zahlungserinnerung
2. Mahnung
3. Telefonischer Forderungsservice
(hier benötigen wir vielleicht den genauen Zeitraum)

Wann wird gemahnt?

Bei Überschreitung des auf der Rechnung angegebenen Zahlungsziels ohne Ausgleich der Rechnung beginnt das Mahnverfahren mit einer schriftlichen Zahlungserinnerung 3 Tage nach Überschreitung des Zahlungsziels.

Wann erfolgen Telefonate?

Telefonanrufe erfolgen in der dritten Stufe des kaufmännischen Mahnprozesses, in der Regel 7 Tage nach der Mahnung. Es werden bis zu vier Anrufversuche an unterschiedlichen Tagen und zu unterschiedlichen Uhrzeiten unternommen.

Zum Inkasso

Mit wem arbeiten Sie für das Inkasso zusammen? Wer ist EOS KSI? Ich habe keinen Vertrag mit EOS KSI.

Nach der Auftragserteilung durch Sie (als Gläubiger der Forderung) beauftragen wir die EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH mit der Einleitung und Durchführung des Inkassoverfahrens.

 

Das Vertragsverhältnis über die Durchführung und Einleitung des Inkassoverfahrens kommt unmittelbar zwischen Ihnen und der EOS KSI zustande.

 

Der Vertragsschluss erfolgt online bei der erstmaligen Anmeldung im Portal. Die Vertragsbedingungen sind im Portal hinterlegt, dort können Sie diese abrufen.

Ist meine Zustimmung für die Beauftragung des Inkassos erforderlich?

Sie entscheiden aktiv über einen Inkassovorschlag im Portal (nach Abschluss des kaufmännischen Mahnprozesses), ob eine Rechnung ins Inkasso übergeben wird. 

Welche Kosten entstehen bei der Inkassobeauftragung? Wer trägt die Inkassokosten?

Die Kosten richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Der Gebührensatz richtet sich stets nach Umfang und Schwierigkeit der Bearbeitung. Er beträgt in der Regel in einer unbestrittenen Forderungsangelegenheit 0,9 (max. 1,3) und in einer bestrittenen Forderungsangelegenheit 1,3 (max. 1,8) entsprechend einer Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV Rechtsdienstleistungsgesetz (Vergütungsverzeichnis RVG) zuzüglich Auslagen nach Nr. 7000 ff VV RVG (mindestens Auslagenpauschale für Post- und Telekommunikationsaufwendungen, die nach Nr. 7002 VV RVG 20 % der Inkassovergütung, max. 20 EUR beträgt). Abweichend hiervon beträgt der Gebührensatz in unbestrittenen Forderungsangelegenheiten in der Regel 0,5, wenn auf die erste Mahnung ohne Weiteres ein vollständiger (auch anteiliger) Ausgleich erfolgt. Bei Weiterungen kann er sich auf in der Regel 0,9 erhöhen.

 

Die Inkassodienstleistung stellt eine Geschäftsbesorgung dar, deren Vergütung zwischen Ihnen und uns vereinbart wird. Die Beauftragung nach Verzugseintritt stellt für Sie im Sinne der §§ 280 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches in Verbindung mit § 13e des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) einen Schaden dar. Dieser ist vom säumigen Kunden bis zur Höhe der einem Rechtsanwalt nach den Vorschriften des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG) zustehenden Vergütung zu ersetzen. Unsere Vergütung richtet sich somit nach RVG (siehe tabellarische Darstellung).

 

Für die Bearbeitung im gerichtlichen und nachgerichtlichen Bereich fallen weitere Kosten an. Bei Barauslagen werden diese zu 100 % weiterbelastet. Inkassokosten gehen zu Lasten des Forderungsschuldners (säumiger Kunde/ Debitor), im Nichterfolgsfall zu Ihren Lasten (Auftraggeber).

Wo finde ich das Inkasso-Aktenzeichen?

Das Aktenzeichen finden Sie unter Belegdetails.

An wen wende ich mich bei Fragen zum Inkassovorgang?

EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH

Gottlieb-Daimler-Ring 7-9

74906 Bad Rappenau

Tel.: +49 7066 9143-0

Fax: +49 7066 9143-9001

E-Mail: info@eos-ksi.de

Wo kann ich mich über den aktuellen Sachstand informieren?

Unter Belegdetails sehen Sie den zuletzt eingeleiteten Schritt. Weitere Informationen erhalten Sie nur, wenn Sie auch der Forderungsinhaber der Rechnungen sind.

Was ist Direktinkasso?

Eine bereits fällige Rechnung wurde über den Button “Direktinkasso” direkt an das Inkassounternehmen abgegeben. Für diese abgegebenen Rechnungen wird eine Servicegebühr von 1,8 % erhoben.

Wo finde ich weitere Informationen zur Inkassobearbeitung?

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zur Inkassoverarbeitung.

Zum Abrechnungsbericht

Was bedeuten die einzelnen Positionen und welche Bedeutung haben sie?

DD (Direktzahlung): Der Kunde/Debitor hat eine direkte Zahlung an Sie getätigt.

SS (Sachstorno): Durch interne Buchhaltung, da bspw. ein Beleg falsch ausgelesen wurde.

DG (Gutschrift): Sie erstellen eine Gutschrift zu einem Beleg über einen bestimmten Betrag.

DS (Debitorenstorno): Sie stornieren einen Beleg zu einer nicht angekauften Forderung.

DV (Verzicht): Sie verzichten auf einen bestimmten Betrag. Achtung: Ein Verzicht kann nicht für jeden offenen Betrag erstellt werden, er darf bei nicht angekauften Forderungen 5% des Gesamtbetrags der Forderung nicht überschreiten.

Wo finde ich die Berichte?

Im Portal finden Sie die Berichte unter den Stammdaten einen Reiter “Abrechnungen”. 

Warum kann ich den Bericht nicht öffnen?

Die Berichte liegen im PDF-Format vor und können mit einem geeigneten Reader oder Browser-Plugin geöffnet werden.

Wir empfehlen die neueste Version von Google Chrome.

Wer kann mir Abrechnungen erklären?

Bei Fragen zur Abrechnung wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

Wann erfolgt die Auszahlung?

An Bankarbeitstagen; keine Auszahlung an Feiertagen und Wochenenden.

Zum Vertrag

Wo finde ich diese Informationen?

Sie finden diese in den AGB im Portal.

Zur Meldung von Belegen

Welche Aktionen sind bei Belegen möglich?

Direktzahlung melden, Gutschriftbeleg hochladen, Rechnung stornieren und Verzicht melden.

Was muss ich bei Gutschriften beachten?

Eine Gutschrift kann nur von Ihnen erstellt werden und wird per Post an den Kunden/Debitor versandt. Eine Gutschrift wird nicht von uns an Ihren Kunden/Debitor ausgezahlt, sondern reduziert lediglich die Restforderung der ausgewählten Rechnung.

Wie kann ich die Adresse eines Kunden/ Debitors ändern lassen?

Eine Adressänderung von Debitoren in den Stammdaten kann nur durch den Support erfolgen. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse des Kundenservices.

Zu Entscheidungen

Wann muss ich eine Entscheidung treffen?

Bei anstehenden Entscheidungen erhalten Sie eine E-Mail als Ankündigung. Die Entscheidungen sollten Sie daraufhin schnellstmöglich im Portal treffen.

Gibt es Fristen für Entscheidungen?

Sie sind verpflichtet, unsere Anfragen zur Bearbeitung der übergebenen Forderungen unverzüglich zu beantworten. Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht innerhalb von 3 Monaten nach, sind wir berechtigt, die Bearbeitung der übergebenen Forderung einzustellen.

Welche Unterlagen können bei Entscheidungen angefordert werden?

Auf Anforderung sowie bei etwaigen Reklamationen von Kunden/ Debitoren müssen Sie die Lieferung oder Leistung durch entsprechende schriftliche Nachweise (Lieferschein, Abliefernachweis, Leistungsnachweis o. ä.) belegen können. Als Vertragspartner haben Sie eine Mitwirkungspflicht.

Zu Dokumente/ Vorlagen

Wie informiere ich meine Kunden/ Debitoren über die Inanspruchnahme der von Ihnen erbrachten Dienstleistung?

Ihre Kunden/ Debitoren werden in unserem Notifikationsschreiben, dem Anschreiben zur Rechnung, informiert. Wir empfehlen, Ihre Kunden/ Debitoren bereits vor der Rechnungsstellung über die Abwicklung durch uns Ihrerseits zu informieren.

Was muss ich tun, wenn ich meine Bankverbindung ändere?

Hier verwenden Sie bitte das vorgefertigte Formular aus dem Portal unter Stammdaten → Dokumente. Alle Daten sind einzutragen und an das angegebene Postfach des Kundenservice zu senden.

 

Bei einer Änderung der Bankverbindung muss der Kontoinhaber weiterhin die Firma (als unser Vertragspartner) bestehenbleiben und das Formular muss vom Vertreter Ihrer Firma unterschrieben werden.

 

Bei einer Änderung der Bankverbindung muss der Kontoinhaber (als unser Vertragspartner) bestehenbleiben und das Formular vom Vertreter Ihres Unternehmens unterschrieben werden.

Zu Weiterem

An wen kann ich mich wenden, wenn ich weitere Fragen habe?

Bei allen Fragen (Vertrag, Portal, Kündigung) können Sie sich direkt telefonisch oder per E-Mail (Montag bis Freitag von 7 bis 18 Uhr) an den Kundenservice als erste Anlaufstelle wenden. 

Ihre Frage wurde nicht ausreichend beantwortet?

Dann nehmen Sie telefonisch (+49 621 399957-0) oder über unser Kontaktformular Verbindung zu uns auf.

Zum Kontaktformular
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